Ersatzzeugnisse

Ist ein Arbeitszeugnis verloren gegangen oder beschädigt worden, muss der entsprechende Arbeitgeber ein neues Zeugnis ausstellen. Dies basiert auf der Fürsorgepflicht, die auch über das Vertragsende hinaus wirkt.

Dabei kommt es nicht darauf an, ob der Arbeitnehmer den Verlust zu vertreten oder wer das Zeugnis beschädigt hat. Entscheidend ist allein die Frage, ob dem Arbeitgeber zugemutet werden kann, ein neues Zeugnis auszustellen.

In der Regel stellt ein Ersatzzeugnis für den Arbeitgeber kein Problem dar, da Zeugniskopien meistens abgelegt und aufbewahrt werden. Allerdings wird die erneute Zeugnisausstellung für den Arbeitgeber unzumutbarer, je mehr Zeit vergangen ist, seit der Arbeitnehmer das Unternehmen verlassen hat.

das Ersatzzeugnis als Originalzeugnis zu erstellen, ohne Vermerke wie „Duplikat“, „Zweitausfertigung“ oder „Ersatzausfertigung“ und mit dem Datum des damaligen Ausstellungszeitpunktes. 

Ebenso darf keine Kopie des alten Zeugnisses gemacht werden, die dann mit einem Beglaubigungsvermerk versehen wird.

Eine Abschrift des vorhandenen, vielleicht beschädigten Zeugnisses reicht dazu ebenso aus wie die Rekonstruktion aus dem Gedächtnis.

Für Arbeitszeugnisse gibt es keine gesetzlich geregelte Aufbewahrungspflicht und auch keine Aufbewahrungsfrist. 

Wenn Sie von Ihrem Arbeitgeber jedoch kein Ersatzzeugnis ausgestellt bekommen, müssen Sie dies nicht direkt im Anschreiben oder im Lebenslauf erwähnen bzw. erklären. Sie können jedoch wie folgt vorgehen: 

• Fügen Sie an der Stelle, an der eigentlich das fehlende Zeugnis aufgeführt sein sollte, eine Seite in Ihrer Zeugnis-Datei ein, auf der Sie oben die Adresse des Unternehmens, Ihre Position sowie die Beschäftigungsdauer als Überschrift eintragen. 

• Im Fließtext geben Sie dann an, warum Sie für diese Position kein Zeugnis vorlegen können und welche Aufgaben Sie ausgeführt haben.
  
  Beispiel: 
  „Dieses Schreiben soll als Ersatzzeugnis dienen, da das Unternehmen damals in Insolvenz gegangen und es aufgrund dieses Zustandes versäumt wurde, sämtlichen Arbeitnehmern ein Arbeitszeugnis auszustellen. Davon war auch ich betroffen. Mein Versuch, einen Zeugnisentwurf nachzureichen, schlug leider fehl, da damalige Vorgesetzte nicht mehr erreichbar waren. 
  
  Meine Aufgaben in dieser Position umfassten folgende: …“
  

• Eventuell fügen Sie auch einen Fürsprecher oder ehemalige Arbeitskollegen / Abteilungsleiter auf, die Ihre Anstellung entsprechend bestätigen können (diese müssen nicht unbedingt noch in dem Unternehmen angestellt sein).

  
  Beispiel: 
  
  „Für Nachfragen zu meinen beruflichen Leistungen in diesem Unternehmen steht Ihnen mein damaliger Abteilungsleiter, Herr Max Mustermann, unter der Telefonnummer 012345 12345-10 zur Verfügung.“  

• Am Ende Unterschreiben Sie dieses Dokument noch – fertig!

Wenn Sie hierzu Hilfe benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Seite und erstellen Ihnen ein solches Ersatzzeugnis: