Welche Anlagen gehören wirklich in Ihre Bewerbung, in welcher Reihenfolge sortieren Sie diese und wie bereiten Sie den Anhang für die Online-Bewerbung als ATS-konformes PDF vor? Hier finden Sie die Antworten.
Der Anhang einer Bewerbung besteht grundsätzlich aus Arbeits- und Schulzeugnissen, Referenzen und eventuellen Arbeitsproben. Sortiert werden diese nach Arbeitszeugnissen, Schulzeugnissen und – sofern nicht zu umfangreich – nach Seminarbescheinigungen, wobei das aktuellste Dokument immer nach oben gehört.
Auch das Zeugnis des höchsten Schulabschlusses (Hauptschulabschluss, Mittlere Reife, Fachhochschulabschluss, Abitur o. Ä.) gehört dazu.
Verfügen Sie über viele verschiedene Zertifikate und ältere Zeugnisse, legen Sie am besten ein Deckblatt mit einer Auflistung aller vorhandenen Zeugnisse und Zertifikate bei – senden Sie diese Unterlagen selbst aber nicht mit. So sparen Sie Datenmenge und Papier. Bereiten Sie diese Nachweise jedoch für das Vorstellungsgespräch vor, falls danach gefragt werden sollte.
Arbeitszeugnisse professionell prüfen und erstellen lassen, Urheber Carolin Krohmer
Achten Sie immer auf eine gute Qualität – egal ob beim Versand per E-Mail (eingescannt) oder per Post (bestenfalls auf 100 g/qm-Papier kopiert). Schief eingescannte Bilder, Kopien mit Flecken oder umgeknickten Ecken, fehlende Seiten, eine falsche Reihenfolge, auf dem Kopf stehende Dateien oder kaum noch lesbare Dokumente beenden häufig frühzeitig Ihre Chancen.
Ebenfalls nicht mehr üblich: die Anlagen zusätzlich auf dem Deckblatt, am Ende des Anschreibens oder innerhalb der E-Mail aufzulisten, da der Lebenslauf bereits als Inhaltsangabe der Zeugnisse fungiert. Sortieren Sie Ihre Anlagen deshalb exakt in der Reihenfolge, in der die entsprechenden Stationen im Lebenslauf aufgeführt sind.
Möchten Sie in Ihrer Bewerbung Referenzen oder Empfehlungsschreiben aufführen, finden Sie dort weitere Informationen. Fehlt Ihnen das ein oder andere Zeugnis oder ist es verloren gegangen, hilft Ihnen mein Beitrag zu Ersatzzeugnissen weiter.
Generell sollten alle Zeugnisse eingereicht werden, bis hin zum Zeugnis des höchsten Schulabschlusses – diese Unterlagen gehören zu einer vollständigen Bewerbung und werden in Stellenanzeigen meist ausdrücklich angefordert. Zeugnisse belegen die im Lebenslauf aufgeführten Positionen und sind daher als „Beweise" unverzichtbar.
In einer Kurzbewerbung genügt es dagegen, ein Anschreiben, einen Lebenslauf und das letzte Schul- bzw. Arbeitszeugnis einzureichen.
Eine Ausnahme gibt es dennoch: Verfügen Sie über Zeugnisse aus unterschiedlichen Berufsfeldern oder Tätigkeiten, können Sie zunächst nur die Zeugnisse einreichen, die das Berufsfeld betreffen, in dem Sie sich bewerben. In diesem Fall sollten Sie im Anschreiben einen Vermerk einfügen, dass die übrigen Zeugnisse bei Bedarf selbstverständlich gerne nachgereicht werden.
Gut sortierte Unterlagen sind der erste Beweis für Ihre Sorgfalt.
Die meisten Textverarbeitungsprogramme bieten die Funktion, ein erstelltes Word-Dokument direkt als PDF zu speichern. Meist findet sich diese Option in der Menüleiste oder unter „Datei" und dann „Speichern unter" bzw. „Drucken".
Alternativ gibt es kostenlose PDF-Konverter-Programme und Online-Konverter, bei denen Sie in der Regel nur die gewünschte Datei hochladen, PDF als Ziel-Dateiformat auswählen und die generierte Datei herunterladen müssen. Achten Sie bei Online-Konvertern auf einen seriösen Anbieter und prüfen Sie dessen Datenschutzhinweise, bevor Sie persönliche Dokumente hochladen.
Zudem kann es sinnvoll sein, mehrere Dateien zu einer einzigen PDF-Datei zusammenzuführen. Das hat den Vorteil, dass Personalentscheiderinnen und Personalentscheider nicht jede Datei einzeln herunterladen und öffnen müssen, sondern alle Informationen auf einen Blick in einer Datei vorfinden.
Verschicken Sie Ihre Bewerbung beispielsweise als Word- oder Excel-Datei, kann das Format verrutschen, wenn das Unternehmen ein anderes Textverarbeitungsprogramm nutzt. Auch kommt es vor, dass die Firewall des Unternehmens das Öffnen bestimmter Dateien blockiert. Von ZIP-Dateien oder selbstöffnenden EXE-Dateien ist ebenfalls abzuraten – diese werden von vielen Mailservern aus Sicherheitsgründen automatisch blockiert.
Der Vorteil einer PDF-Datei: Sie ist plattformunabhängig und im Grunde wie ein digitaler Ausdruck zu verstehen. In diesem Format wird Ihre Bewerbung auf jedem Computer gleich dargestellt – selbst dann, wenn die verwendeten Schriftarten beim Empfänger nicht installiert sind oder ein anderer PDF-Reader genutzt wird.
Sie sind sich unsicher, welche Zeugnisse und Anlagen Sie beifügen sollten oder wie Sie Ihre Unterlagen zu einer sauberen PDF zusammenführen? Nehmen Sie gerne Kontakt mit mir auf oder informieren Sie sich über meine Bewerbungserstellung und persönliche Beratung.