Immer mehr Unternehmen haben auf Ihrer Karriereseite ein Online-Bewerbungsformular eingerichtet. Denn zusätzlich zur Bewerbung per E-Mail bietet dieses Bewerbungsformular für die Personalabteilungen weitere Vorteile: Die Selektion der Bewerber geht schneller und einfacher, da das standardisierte Bewerbungsformular die Bewerbungen vergleichbar macht und die softwaregestützte Filterung und Selektion der passendsten Kandidaten ermöglicht.

Doch nicht nur für die Unternehmen bringt die Bewerbung per E-Mail Vorteile, auch die Bewerber selbst sparen sich die teure, klassische Bewerbungsmappe und die hohen Portokosten. Sie erhalten meist sofort eine Eingangsbestätigung und eine schnellere Rückmeldung auf Ihre Bewerbung. Auf vielen Karriereseiten können Sie sich auch einen User-Account einrichten, in dem Sie den Status Ihrer Bewerbung verfolgen können.

Und wenn es mit der angestrebten Position nicht klappt, dann besteht oftmals die Chance, im Bewerberpool des Unternehmens zu verbleiben, um vielleicht bei einer anderen Stelle berücksichtigt zu werden.

Grundsätzlich lässt sich sagen, dass ein vorhandenes Online-Bewerbungsformular auch vom Bewerber benutzt werden sollte. Denn in diesem Falle sind Bewerbungen per E-Mail oder Post unerwünscht.

Trotz der Vorteile ist das Online-Bewerbungsformular bei vielen Bewerbern nicht besonders beliebt. Zum einen der Befürchtung geschuldet, die eigenen Qualifikationen nicht optimal darstellen zu können, zum anderen, da die genauen Eingaben oft zeitaufwendig sind und es zu technischen Fehlern kommen kann.

Ganz wichtig ist die Vollständigkeit aller Daten!

In den meisten Formularen sind die Angaben zu Ausbildung und Berufserfahrung weitestgehend standardisiert. So wird sichergestellt, dass der Personalentscheider über verschiedene Suchfunktionen eine Liste der passenden Bewerber erhält. Deshalb ist es sehr wichtig, dass Sie möglichst alle Felder ausfüllen.

Sollte Ihr Ausbildungsgang oder Ihre Branche nicht aufgeführt sein, wählen Sie die beste Alternative, denn jedes Feld, das Sie nicht ausfüllen, kann Sie aus dem Suchprozess werfen.
Oft arbeitet die Software zusätzlich mit einer Ranking-Funktion, d. h. die Ergebnisliste wird bewertet. Deshalb sollten Sie die Auswahlmöglichkeit „Sonstiges“ möglichst vermeiden, da sie in der Regel dafür sorgt, dass Sie in der Auswahlliste ganz unten erscheinen.

Darüber hinaus gibt es im Online-Formular auch noch Freitextfelder:

Als Freitextfelder werden sozusagen frei auszufüllende Felder im Bewerbungsformular bezeichnet. In den meisten Fällen ersetzt ein solches Feld das Anschreiben. Oft gibt es auch noch weitere Freitextfelder, wie z. B. „Sonstige Kenntnisse“ oder „Bemerkungen“, in welchen Sie Ihre Motivation oder Ihre Kompetenzen näher umschreiben können.

Die Zahl der Zeichen in Freitextfeldern ist oft begrenzt. Konzentrieren Sie sich deshalb auf Ihre Stärken und fassen Sie sich kurz. Wer im „Anschreiben-Freitextfeld“ die einzelnen Stationen aus seinem Lebenslauf aufzählt, vergeudet die Möglichkeit, sein Profil überzeugend darzustellen. Bewerben Sie sich aufgrund einer Anzeige, dann gehen Sie an dieser Stelle auf das geforderte Profil ein und erläutern Sie, welche Anforderungen, Kenntnisse und Fertigkeiten Sie erfüllen und welchen Gewinn das Unternehmen durch Ihre Person hätte. Auch sollten Sie unbedingt eine höfliche Begrüßungs- sowie eine Schlussformel einfügen. 

Was Sie in die Freitextfelder eingeben, entscheidet später darüber, ob Ihre Bewerbung bei der Auswahl der zu besetzenden Stelle berücksichtigt wird oder nicht. Denn Bewerbungsformulare werden softwaregesteuert nach Schlagwörtern durchsucht, d. h. die Bewerber mit den höchsten Übereinstimmungen kommen weiter.

Manche Firmenseiten haben eine Time-out-Session, d. h. der Eingabeprozess startet von vorne, wenn Sie zu lange für die Eingabe der Daten benötigen. Damit Sie jedoch in Ruhe und in der angemessenen Zeit das Formular ausfüllen können und Ihnen auch keine Schreibfehler unterlaufen, sollten Sie dies offline (in Word) tun und erst nach nochmaliger Durchsicht des Bewerbungsbogens diesen online auf der Karriereseite einstellen.

Damit Sie die Freitextfelder optimal nutzen können, raten wir Ihnen Folgendes:

• Füllen Sie die Felder sorgfältig und fehlerfrei aus und übersehen Sie keinen der abgefragten Punkte.
  
• Formulieren Sie vollständige und grammatikalisch richtige Sätze.
  
• Setzen Sie keine unnötigen Schriftzeichen in das Freitextfeld der Anlagen, wie z. B. Aufzählungszeichen, Rauten, Sternchen o. ä. Diese können mit manchen Software-Programmen nicht dargestellt werden.
  
• Haben Sie in den Feldern noch Platz, tippen Sie eine Reihe von Schlüsselwörtern ein, unter denen der Personalentscheider Sie finden könnte.
  
• Kann man in einem Feld nur aus einer sogenannten „Ergebnisliste“ auswählen und keinen eigenen Text eingeben, so vermeiden Sie es möglichst, die Auswahlmöglichkeit „Sonstiges“ anzuklicken, da diese Angabe in der Regel dafür sorgt, dass Sie in der Auswahlliste des Personalentscheiders ganz unten erscheinen.
  
• Nehmen Sie sich am Ende unbedingt noch die Zeit, um alle Ihre Eingaben noch einmal zu überprüfen.
  
• Drucken Sie das ausgefüllte Formular anschließend aus oder fertigen Sie Screenshots an. So wissen Sie bei der Einladung zum Vorstellungsgespräch, was Sie ausgefüllt haben. 

Für eine einfache und schnelle Bearbeitung und einen geringen Ladevorgang (oft hängt sich das Programm nach zeitintensiver Eingabe der Daten am Ende beim Hochladen der Anhänge auf – im schlimmsten Fall müssen Sie dann den Eingabeprozess von vorne starten) ist es wichtig, dass Sie der Bewerbung nur die Dokumente beifügen, die wesentlich für die Bewerbung sind – am besten in einer einzigen PDF-Datei. 
Die meisten Online-Bewerbungsformulare lassen sowieso nur eine begrenzte Anzahl von Dateianhängen zu. Oft ist es auch so, dass gewisse Hochladefelder bereits nach „Anschreiben“, „Lebenslauf“, „Zeugnisse“ o. ä. benannt sind. Hier müssen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen wiederum nach den angegebenen Sparten aufteilen.



Auch sollten Sie Ihren Anhang sorgfältig und aussagekräftig benennen.

Beispiel:
„Bewerbungsanschreiben und Lebenslauf.pdf“
„Arbeitszeugnisse.pdf“
„Schulzeugnisse.pdf“

Reihenfolge der Zeugnisse: Sortieren Sie Ihre Zeugnisse nach Arbeitszeugnissen, Schulzeugnissen und Seminarbescheinigungen – das Aktuellste immer oben.

Sie haben nun alle relevanten Daten zu Ihrer Person fleißig in das Online-Bewerbungsformular eingetragen und Ihre Bewerbung hochgeladen. Doch was passiert nun mit Ihren Daten?

Diese Informationen erhalten Sie aus den Nutzungs- und Datenschutzbestimmungen, die auf der Karriereseite veröffentlicht oder spätestens bei der Bestätigung über den Eintrag Ihrer Daten angezeigt werden.

Manche Unternehmen nutzen die Daten zum Aufbau eines Bewerberpools, d. h. Ihre Angaben werden über einen längeren Zeitraum gespeichert, oder geben Ihre Daten an Dritte weiter, z. B. eine mit der Selektion beauftrage Personalberatung. Doch dies muss in den Nutzungs- und Datenschutzbestimmungen angegeben sein.


Nach einer gewissen Zeit kann es auch vorkommen, dass sich ein Unternehmen per E-Mail bei Ihnen meldet, um die Daten auf Aktualität abzugleichen bzw. nach dem Stand Ihrer Suche zu fragen.

Sie haben auf jeden Fall das Recht, Ihre Daten nach gewisser Zeit abzufragen oder löschen zu lassen.