Vollständigkeit, Freitextfelder und der richtige Anhang: Ich zeige Ihnen, worauf es beim Online-Bewerbungsformular wirklich ankommt – damit Ihre Bewerbung im Auswahlprozess nicht an Kleinigkeiten scheitert.
Immer mehr Unternehmen richten auf ihrer Karriereseite ein eigenes Online-Bewerbungsformular ein. Für die Personalabteilungen bringt das klare Vorteile: Ein standardisiertes Formular macht Bewerbungen vergleichbar und ermöglicht eine softwaregestützte Filterung und Auswahl der passendsten Kandidatinnen und Kandidaten. Aus meiner Erfahrung gilt daher: Ist auf einer Karriereseite ein Online-Formular vorhanden, sollten Sie es auch nutzen – Bewerbungen per E-Mail oder Post sind in diesem Fall meist unerwünscht.
Trotzdem ist das Online-Formular bei vielen Bewerberinnen und Bewerbern nicht besonders beliebt. Häufig steckt dahinter die Sorge, die eigenen Qualifikationen nicht optimal darstellen zu können, oder die Erfahrung, dass die Eingabe zeitaufwendig ist und es zu technischen Fehlern kommen kann. Genau deshalb lohnt sich ein strukturiertes Vorgehen, das ich Ihnen im Folgenden zeige.
Nicht nur Unternehmen profitieren vom digitalen Format – auch für Sie als Bewerberin oder Bewerber bringt es handfeste Vorteile.
Sie sparen sich die klassische, teure Bewerbungsmappe und die Portokosten für den Postversand vollständig.
In der Regel erhalten Sie sofort eine Eingangsbestätigung und meist auch eine schnellere Rückmeldung auf Ihre Bewerbung.
Über einen persönlichen User-Account können Sie den Status Ihrer Bewerbung häufig jederzeit selbst verfolgen.
Klappt es mit der angestrebten Position nicht, verbleiben Sie oft in der Bewerberdatenbank und werden bei passenden Stellen erneut berücksichtigt.
Auch im Formular gilt: Jedes Feld ist eine Chance, sich von Ihrer besten Seite zu zeigen.
Meine wichtigste Empfehlung vorab: Füllen Sie alle Felder vollständig aus. In den meisten Formularen sind die Angaben zu Ausbildung und Berufserfahrung weitgehend standardisiert, damit Personalentscheiderinnen und Personalentscheider über Suchfunktionen eine Liste passender Bewerberinnen und Bewerber erhalten. Jedes Feld, das Sie offenlassen, kann Sie aus diesem Suchprozess herauswerfen.
Ist Ihr Ausbildungsgang oder Ihre Branche nicht aufgeführt, wählen Sie am besten die naheliegendste verfügbare Alternative. Von der Option „Sonstiges" sollten Sie möglichst absehen, da viele Systeme mit einer Ranking-Funktion arbeiten und diese Auswahl Sie in der Ergebnisliste häufig ganz nach unten setzt.
Freitextfelder ersetzen im Online-Formular meist das klassische Anschreiben – hier entscheidet sich, ob Ihre Bewerbung überzeugt.
In den meisten Fällen tritt ein Freitextfeld an die Stelle des Anschreibens. Häufig gibt es zusätzlich Felder wie „Sonstige Kenntnisse" oder „Bemerkungen", in denen Sie Ihre Motivation und Ihre Kompetenzen näher beschreiben können. Da die Zeichenzahl meist begrenzt ist, empfehle ich, sich klar auf Ihre Stärken zu konzentrieren. Wer im Anschreiben-Freitextfeld lediglich die Stationen aus dem Lebenslauf aufzählt, vergibt die Chance, sein Profil überzeugend darzustellen.
Mein Rat: Gehen Sie stattdessen konkret auf das in der Stellenanzeige geforderte Profil ein und erläutern Sie, welche Anforderungen, Kenntnisse und Fertigkeiten Sie erfüllen und welchen Mehrwert das Unternehmen durch Sie hätte. Eine höfliche Anrede sowie eine passende Schlussformel gehören für mich auch im Freitextfeld unbedingt dazu. Bedenken Sie außerdem: Bewerbungsformulare werden häufig softwaregesteuert nach Schlagwörtern durchsucht – Bewerberinnen und Bewerber mit den höchsten Übereinstimmungen kommen weiter.
Da manche Karriereseiten mit einer Time-out-Session arbeiten und der Eingabeprozess nach zu langer Bearbeitungszeit von vorne beginnt, empfehle ich, die Texte vorab offline – etwa in Word – zu formulieren und erst nach nochmaliger Durchsicht in das Online-Formular zu übertragen.
Füllen Sie alle abgefragten Felder sorgfältig und fehlerfrei aus.
Formulieren Sie vollständige und grammatikalisch korrekte Sätze.
Verzichten Sie in Freitextfeldern auf unnötige Sonderzeichen wie Aufzählungszeichen, Rauten oder Sternchen – manche Systeme können sie nicht korrekt darstellen.
Ist noch Platz vorhanden, ergänzen Sie passende Schlüsselwörter, unter denen Sie gefunden werden könnten – orientieren Sie sich dabei immer an den Formulierungen aus der jeweiligen Stellenanzeige.
Vermeiden Sie in Auswahllisten möglichst die Option „Sonstiges" – sie sorgt meist dafür, dass Sie ganz unten in der Ergebnisliste erscheinen.
Prüfen Sie am Ende alle Eingaben noch einmal in Ruhe, bevor Sie das Formular absenden.
Drucken Sie das ausgefüllte Formular aus oder machen Sie Screenshots – so wissen Sie im Vorstellungsgespräch noch genau, was Sie angegeben haben.
Für eine reibungslose Bearbeitung und einen geringen Ladevorgang empfehle ich, der Bewerbung nur die Dokumente beizufügen, die für die Position tatsächlich wesentlich sind. Der gesamte Anhang sollte 5 MB nicht überschreiten und sinnvoll benannt sein. Manche Formulare hängen sich nach einer zeitintensiven Dateneingabe ausgerechnet beim Hochladen der Anhänge auf – im schlimmsten Fall müssen Sie den gesamten Prozess dann von vorne beginnen.
Für Ihre Anlagen empfehle ich grundsätzlich das PDF-Format. Am übersichtlichsten ist es, wenn Sie alles in maximal zwei Dateien bündeln: In die erste Datei gehören Deckblatt, Anschreiben und Lebenslauf, in die zweite Datei Ihre Zeugnisse und Anlagen – jeweils in der Reihenfolge, wie sie im Lebenslauf genannt sind. Viele Online-Formulare lassen allerdings nur eine begrenzte Anzahl von Dateianhängen zu, und manche Hochladefelder sind bereits fest mit „Anschreiben", „Lebenslauf" oder „Zeugnisse" beschriftet. In diesem Fall teilen Sie Ihre Unterlagen einfach entsprechend dieser Vorgaben auf.
Wichtig ist außerdem eine aussagekräftige Dateibenennung, zum Beispiel „Bewerbungsanschreiben und Lebenslauf.pdf", „Arbeitszeugnisse.pdf" oder „Schulzeugnisse.pdf". Am besten legen Sie zu jeder im Lebenslauf genannten Position auch das passende Zeugnis bei – achten Sie dabei auf eine gute Scan-Qualität, also ohne Schattenränder oder Flecken. Reine Seminarbescheinigungen müssen Sie dagegen nicht zwingend beilegen: Da diese ohnehin bereits im Lebenslauf stehen, würden sie den Anhang nur unnötig aufblähen.
Nachdem Sie alle relevanten Angaben in das Online-Formular eingetragen und Ihre Unterlagen hochgeladen haben, stellt sich zu Recht die Frage: Was geschieht anschließend mit Ihren Daten? Verbindliche Auskunft geben die Nutzungs- und Datenschutzbestimmungen, die auf der Karriereseite veröffentlicht oder spätestens bei der Bestätigung Ihrer Dateneingabe angezeigt werden – ich empfehle, diese vor dem Absenden kurz zu überfliegen.
Manche Unternehmen bauen mit den Angaben eine eigene Bewerberdatenbank auf, das heißt, Ihre Daten werden über einen längeren Zeitraum gespeichert, oder sie werden an Dritte weitergegeben, etwa an eine mit der Vorauswahl beauftragte Personalberatung. Beides muss in den Datenschutzbestimmungen ausgewiesen sein. Es kann außerdem vorkommen, dass sich ein Unternehmen nach einiger Zeit per E-Mail meldet, um Ihre Daten zu aktualisieren oder nach dem aktuellen Stand Ihrer Suche zu fragen. In jedem Fall haben Sie das Recht, Ihre gespeicherten Daten abzufragen oder nach einer gewissen Zeit löschen zu lassen.
Ob Freitextfeld, Anhang oder die passende Formulierung für die Ausschreibung: Gerne unterstütze ich Sie mit meiner Bewerbungserstellung und persönlichen Beratung dabei, Ihr Online-Bewerbungsformular überzeugend auszufüllen.